Team di lavoro efficace con Facebook Workplace

Quanto è importante avere un team di lavoro super organizzato? Soprattutto in questa fase storica, dominata dallo smart working e da colleghi sparsi per tutto il territorio nazionale. Se siete dei social media manager e avete necessità di uno strumento in grado di coordinare la vostra attività sui social la soluzione è una sola: Facebook Workplace.

Tutto il mondo aziendale si sta piano piano organizzando ai nuovi standard del lavoro. Questo grazie a strumenti sempre più sofisticati e adatti a creare un team di lavoro interattivo. Trello è un esempio molto calzante, ma funziona a dovere anche per chi gestisce pagine social? Non proprio, anche perché in questo contesto Facebook Workplace si sta dimostrando uno strumento potentissimo, un vero e proprio elemento imprescindibile per un’organizzazione perfetta.

Ma di cosa si tratta? Perché Facebook workplace è così importante? E quali sono i suoi punti di forza? Ecco un articolo che vi dirà tutto, ma proprio tutto, sulla piattaforma di Zuckerberg e compagni che trasformerà il vostro lavoro di social media manager!

• Cos'è Facebook Workplace?
• Facebook Workplace: la creazione del profilo
• Come funziona il pannello di amministrazione
• La struttura di Facebook Workplace
• I gruppi
• Gli eventi
• Integrazioni
• Workplace Chart
• Report e statistiche
• Facebook Workplace: gratis o premium?
• Facebook Workplace: alla portata di tutti

Cos’è Facebook Workplace?

L’anno di rilascio fu il 2017. Da quel momento Facebook Workplace ha continuato a crescere fino a diventare fondamentale nell’organizzazione di qualsiasi azienda che gestisce una pagina Facebook, a prescindere dalla categoria di appartenenza.

Di cosa si tratta? Lo potremmo definire come un profilo aziendale in grado di riunire tutti gli appartenenti ad una realtà aziendale. Al suo interno è possibile organizzare il lavoro tra i vari componenti del team, condividere informazioni e report, stilare il programma quotidiano o settimanale di lavoro. Insomma un sistema impeccabile per far sì che i flussi lavorativi diventino i più fluidi possibili.

Facebook Workplace: la creazione del profilo

Il primo passo per poter utilizzare Facebook Workplace è quello, ovvio, di creare un profilo. Attenzione però! Non è possibile creare un profilo utilizzando una mail standard, come può essere una mail Gmail, Hotmail o Libero. È necessario utilizzare una mail business, quella creata appositamente per la tua attività.

Una volta inserito la mail business è necessario passare alla creazione del profilo di Facebook Workplace. A questo punto è necessario inserire nome, cognome, password. Non c’è nessuna procedura complicata nella fase di registrazione, anche perché il feed della piattaforma è del tutto simile a quello standard per i social network impiegato per l’iscrizione di pagine di e-commerce o aziendali.

Una volta attivato il profilo sarà poi possibile invitare gli eventuali colleghi ad accedere alla piattaforma dedicata alla tua azienda. Non solo, un altro elemento fondamentale nella creazione del profilo Facebook Workplace è la possibilità di inserire da subito un organigramma aziendale. In questo modo ad ogni utente viene assegnato un determinato ruolo di responsabilità e controllo.

Come funziona il pannello di amministrazione

Come ogni piattaforma social anche Facebook Workplace è dotato di un pannello di amministrazione molto intuitivo. Lo si trova in alto sulla destra e al suo interno è possibile mettere in atto una serie di operazioni per ottimizzare l’account. Nel dettaglio:

• Stabilire l’organigramma, nominare e togliere permessi e ruoli
• Invitare manualmente i propri colleghi
• Modificare e aggiornare le informazioni aziendali
• Gestire i post e le eventuali violazioni
• Integrare con altre piattaforme per strategie di omnichannel marketing

La struttura di Facebook Workplace

Facebook Workplace è pensato per migliorare e velocizzare la comunicazione all’interno di un team di lavoro. Per questo motivo la sua struttura presenta delle funzioni molto interessanti, che possono aiutare a creare un flusso comunicativo efficace, aumentando la produttività e il tasso di engagement.

Tra queste troviamo i gruppi, gli eventi, le integrazioni, la sezione notizie e molto molto altro. Vediamoli nel dettaglio.

I gruppi

Supponiamo di avere all’interno di Facebook Workplace dieci colleghi. La lavorazione di un nuovo progetto però prevede la partecipazione di soli 4 di essi. Ecco quindi che si può creare un gruppo all’interno della piattaforma con solamente queste 4 persone, in modo che la comunicazione per l’operatività non sia di disturbo agli altri colleghi.

Allo stesso tempo è possibile creare gruppi relativamente alle mansioni operative. Potrebbe esserci un gruppo dedicato a chi tratta questioni commerciali, un altro dedicato a chi si occupa dell’advertising o ancora un gruppo composto solamente da coloro che lavorano sul content marketing.

Questa è la logica dei gruppi interni di Facebook Workplace: creare team di lavoro dedicati a precisi progetti e obiettivi.

Per la creazione di un gruppo è sufficiente invitare gli utenti desiderati con un link di invito, presente nella zona destra del feed del gruppo.

Gli eventi

Un’altra colonna portante di Facebook Workplace sono gli eventi. Quando parliamo di eventi ovviamente non ci si riferisce solamente a situazioni gaudiose, ma a veri e propri eventi di lavoro, come possono essere meeting, riunioni, lanci di prodotti, viaggi di lavoro e quant’altro.

La creazione di un evento è molto semplice e ricorda in toto la creazione di un evento su Facebook. Questa funzionalità all’interno di Facebook Workplace è spesso sottovalutata ma consente invece di avere una calendarizzazione visibile a tutti i collaboratori. In questo modo tutti possono essere informati su step lavorativi, conferenze, incontri e termini lavorativi.

Integrazioni

Facebook Workplace è di per sé un tool veramente molto completo. Nonostante questo è prevista un’area completamente dedicata alle integrazioni di altri tool compatibili. Questa operazione è possibile passando dal pannello di amministrazione e cliccando su “integrazioni”.

Cosa si può integrare? L’offerta è molto ampia ma probabilmente i tool più apprezzati sono quelli di cloud storage come OneDrive, Box, Google Drive, Dropbox, utili per condividere e pubblicare contenuti sulla pagina Facebook.

Workplace Chart

Poteva mancare un sistema di messaggistica all’interno di una piattaforma così all’avanguardia? Assolutamente no ed ecco Workplace Chat, una versione di Messenger creata appositamente per permettere alle persone del team di comunicare tra loro.

Al suo interno è possibile creare chat di gruppo oppure chattare direttamente con il collega desiderato. Non solo, l’elemento forse più interessante è la possibilità di effettuare videochiamate inserendo nella conversazione fino a 50 persone. Senza dubbio un elemento decisivo per lo smart working.

Report e statistiche

Con Facebook Workplace è anche possibile valutare report e statistiche relative al proprio gruppo di lavoro. L’amministratore avrà la possibilità di accedere ad una dashboard situata nel pannello di amministrazione dalla quale verificare determinati parametri.

Nel dettaglio, all’interno della dashboard, è possibile accedere a quattro report:

• Panoramica generale: si tratta in poche parole di uno sguardo d’insieme delle attività svolte e di quelle in itinere;
• Report Personale: è un’analisi quantitativa sull’operato delle persone. Al suo interno è disponibile un report su tutti gli account attivati in Workplace come ad esempio il riepilogo delle statistiche d’utilizzo della chat oppure l’accesso alla piattaforma da mobile o desktop;
• Report Gruppi: si tratta di un’indagine quotidiana su quali gruppi risultano più attivi, quali denotano più problematiche e quali invece manifestano meno mole di lavoro;
• Report Contenuti: come si intuisce è un report su tutti i contenuti che sono stati pubblicati e condivisi, quali tra questi hanno ottenuto più o meno popolarità, quali hanno ricevuto più o meno commenti e di che tono.

Avere sottomano report e statistiche è molto importante perché permette di analizzare costantemente i processi di lavoro e l’operatività dei colleghi. Questa valutazione consente successivamente di prendere decisioni migliorative nelle aree meno produttive, oppure allocare le risorse diversamente per sostenere un’area in difficoltà attraverso interventi data driven.

Facebook Workplace: gratis o premium?

L’eterno dilemma investe anche Facebook Workplace: è meglio gratis o a pagamento?

Quello che possiamo garantire è che la versione standard è sempre gratuita. Chiaramente possiede meno integrazioni rispetto alla versione a pagamento. Attivando la versione a pagamento è possibile ottenere un account gratuito per 90 giorni, con la possibilità di accedere immediatamente alle più importanti soluzioni della piattaforma, come la chat, il live streaming e la possibilità di caricare illimitatamente foto e video.

La versione a pagamento poi inizierà a costare 3 dollari per utente al mese.

Facebook Workplace: alla portata di tutti

Come accennato ad inizio articolo lo sviluppo sempre maggiore dello smart working ha fatto in modo di accelerare la creazione di piattaforme per comunicazione aziendale interna.

Alcune di queste sono particolarmente complicate, altre meno ma con un canone fisso molto più elevato.

Ecco perché la soluzione di Facebook sembra ancora una volta vincente: Facebook Workplace è semplice e intuitivo, perché è molto simile alla sua piattaforma di riferimento che quasi tutti sappiamo maneggiare abilmente. Allo stesso tempo il canone di 3 dollari mensili per utente pare assolutamente sostenibile, consentendo di lavorare a distanza in vari ambiti, dallo sviluppo del piano editoriale aziendale alle campagne di advertising e molto altro ancora.

Con Facebook Workplace Zuckerberg ha vinto ancora una volta!