Idee per scrivere una mail efficace

Scrivere una mail e scrivere una mail efficace per i propri obiettivi di promozione e vendita non è la stessa cosa. Comunicare via email con i propri lead o clienti è ancora una delle attività principali delle aziende, nonostante la diffusione massiccia di altri canali qual social e applicazioni high tech. Ma, nonostante nel mondo vengano inviate ogni giorno più di 250 miliardi di email, quante di queste sanno davvero raggiungere l’obiettivo per cui erano state spedite?

Sono molti i fattori da considerare per riuscire a confezionare un messaggio che sia attrattivo, chiaro e dal forte appeal: ma come scrivere una mail con queste caratteristiche? E soprattutto, come scrivere una mail promozionale efficace quando lo scopo è proporre i prodotti o i servizi di un business alla sua platea di contatti?

Conoscenza del target, chiarezza di obiettivi, padronanza degli strumenti e impegno costante sono, come sempre, le chiavi del successo, insieme a stile, tone of voice e creatività: ecco qualche tip da mettere subito in pratica, per iniziare a creare email vincenti.

Concentrarsi sull’oggetto della mail

Ogni messaggio che viaggia in rete ha un punto focale, che potremmo considerare una sorta di “biglietto da visita” dell’intera comunicazione: se per un articolo il focus primario potrebbe essere il titolo di apertura, per una mail è certamente rappresentato dall’oggetto.

Quella riga di testo che funge da apripista agli invii ha un’importanza cruciale, troppe volte sottovalutata: commettere errori in questa fase potrebbe significare destinare il messaggio alla mancata apertura e all’oblio. Quando si confeziona una comunicazione via email, il testo dell’oggetto dovrebbe essere parte integrante dell’elaborazione creativa e curato in ogni dettaglio, quanto ogni altra parte del contenuto, se non anzi con ancora più attenzione.

Come scrivere l’oggetto perfetto? Sono davvero molti gli elementi da tenere in considerazione e vanno dal target a cui ci si rivolge, al tipo di comunicazione da veicolare, all’identità e al tono di voce caratteristico di chi scrive. L’oggetto dovrebbe essere infatti una sintesi perfetta del contenuto del messaggio, abbastanza accattivante da stimolare l’apertura ma abbastanza breve da non annoiare. Dovrebbe essere inoltre esattamente in linea con la brand identity e con lo stile comunicativo dell’azienda o del professionista che invia la mail.

Il tutto vincolato dallo spazio a disposizione: già, perché i caratteri destinati al testo dell’oggetto sono pochi, pochissimi, anche se variano a seconda del provider di posta elettronica che viene utilizzato. Generalmente si parla di spazi che variano dai 30 ai 77 caratteri quindi, per essere sicuri di non commettere errori è bene optare per oggetti di circa 50 caratteri, che siano essenziali ma sufficientemente esplicativi.

Come essere persuasivi nell’oggetto? Via libera a domande, indovinelli, curiosità, indizi che stuzzicano ma non svelano, ma anche alle emoji (senza abusarne), a uno stile informale e all’uso di campi dinamici, come quello che permette di personalizzare in automatico il nome del destinatario per dar vita a una comunicazione tête-à-tête.

Essere diretti e incisivi: sì al tu, sì al nome del destinatario

Sempre sull’onda della creazione di un tipo di comunicazione diretta e personale, è un’ottima idea utilizzare il “tu” e sfruttare l’uso dei campi dinamici anche all’interno del corpo della mail, per inserire il nome del contatto oppure, se serve, il nome dell’azienda a cui ci si rivolge.

Il perché è facile intuirlo: mail customizzate sono decisamente più incisive e produttive di risultati rispetto a comunicazioni impersonali, generiche e fredde. Un interlocutore che si sente chiamato in causa personalmente mostrerà d’istinto più attenzione al messaggio veicolato. Insomma, il tempo di email standard, eccessivamente formali e prive di personalità è tramontato, in favore di testi arricchiti di empatia e trasparenza sulla scia del marketing emozionale, caratteristiche sempre più apprezzate nella comunicazione interpersonale, anche quando questa si svolge via web.

Creare un contenuto persuasivo e convincente

Come si scrive una mail irresistibile? Anche in questo caso, per la stesura di un testo email ben fatto ci si può appellare ai principi generali di scrittura sul web (ma le stesse regole valgono anche per la carta stampata). Mettere per primi i concetti più importanti è tra i punti cardine del processo, data anche la bassissima soglia di attenzione che i lettori oggi prestano ai testi che vengono loro sottoposti.

Quali possono essere gli argomenti da esplicitare per primi? Innanzitutto, qualora si tratti di una comunicazione a un contatto che non conosce il mittente, una presentazione di quest’ultimo e dei motivi per cui sta scrivendo: in questo modo chi apre la mail è in grado di orientarsi subito e capire con chi si sta relazionando.

È bene inoltre ricordarsi altri due principi importanti: non essere mai ripetitivi, prolissi o ridondanti nella stesura di un testo email e tenere sempre bene a mente chi si ha, virtualmente, di fronte mentre si scrive. Conoscere il destinatario, le sue esigenze e la sua psicologia è fondamentale per individuare le giuste leve di marketing su cui puntare, per tenerlo incollato allo schermo e farlo arrivare alla fine della comunicazione. Possono essere leve legate alla sfera economica, familiare, personale, lavorativa o molto altro: capirlo può portare a risultati sorprendenti.

Semplicità e chiarezza sono sempre molto apprezzate, anche quando chi scrive o chi riceve il messaggio opera in settori particolarmente tecnici o specifici: una mail ha la funzione di essere letta e compresa in un breve arco di tempo e la facilità di lettura e fruizione della stessa è spesso un punto a favore della sua efficacia.

Usare a proprio vantaggio lo stile e la formattazione

La facile fruizione del contenuto di una mail non è ottenuta solamente con l’uso di concetti chiari, proposte appetibili o termini seducenti, ma anche attraverso lo stile e la formattazione del testo. La parte visiva di una mail è tanto importante quanto il messaggio.

I paragrafi del testo dovranno essere brevi e ben separati uno dall’altro, mentre le frasi sintetiche e concise. Importantissimo è anche l’uso dei grassetti, che evidenziano concetti o parole chiave e guidano lo sguardo del lettore lungo il testo.

Sì anche all’uso di elenchi puntati e liste, così come all’introduzione nel corpo della mail di elementi grafici, immagini e colori ben studiati, ovviamente se progettati in modo da non creare problemi nell’invio e della ricezione del messaggio da parte dei server di posta elettronica e ponderati inoltre in base al tipo di interlocutore e al settore di riferimento.

Non dimenticare conclusioni e Call to Action

Un altro nodo cruciale delle comunicazione inviate via mail sono le conclusioni. Per capire come scrivere una mail efficace è bene anche comprendere quindi come concluderla al meglio. Questa parte del messaggio è generalmente utilizzata per i necessari ringraziamenti o saluti ma soprattutto è lo spazio in cui inserire le Call to Action necessarie a rendere una mail un vero strumento di marketing.

Dato che lo scopo di una mail inviata per motivi professionali è generalmente quello di ottenere qualcosa da chi la riceve, è una strategia necessaria quella di invitare l’utente a compiere l’azione che si desidera egli compia.

Può trattarsi del suggerimento di seguire un link, dell’invito a contattare il mittente, della raccomandazione di scaricare un PDF allegato o molto altro. L’importante è ricordarsi di dare alla mail una precisa direzione, in modo che gli sforzi fatti in fase di elaborazione non si disperdano ma si trasformino in un risultato concreto.