Formattazione per testi, email e landing: tutti i consigli

Poco importa quale attività si svolga, o quale sia il campo d’azione della propria azienda: la comunicazione svolge un ruolo fondamentale, nell’acquisizione e nel mantenimento dei clienti. È importante dunque saper gestire ogni tipologia di testo e avere ben chiare tutte le regole sulla stesura di testi per email e landing page.

Per scrivere correttamente bisogna principalmente evitare di fare errori. Sembra semplice ma, in realtà, anche un breve testo può nascondere delle insidie. Inoltre è importante capire come funziona la formattazione, e come utilizzarla a seconda della tipologia di contenuto da scrivere. Ecco dunque che è fondamentale capire come strutturare ogni testo, affinché raggiunga veramente il suo scopo.

Consigli di formattazione per email

In genere il volume di posta in arrivo è sempre notevole, per questo capita spesso che i singoli messaggi vengano trascurati. Ci sono però alcune regole che migliorano la visibilità del messaggio, e che consentono di catturare l’attenzione del destinatario:

• non esagerare col numero di email
• scegli un oggetto efficace
• scrivi un testo chiaro e breve
• rileggi sempre

Non esagerare col numero di email

Una delle maggiori fonti di stress sul lavoro è l’enorme volume di posta elettronica che le persone ricevono. Quindi, prima di iniziare a scrivere un’e-mail, chiediti: “È davvero necessaria?”. Inoltre ricorda che l’email non è sicura: non condividere mai informazioni sensibili o dati personali.

Scegli un oggetto efficace

Sul giornale, il titolo ha due funzioni: cattura l’attenzione del lettore e riassume l’articolo cosicché questo possa scegliere se leggerlo o meno. L’oggetto di posta elettronica dovrebbe fare la stessa cosa. È più probabile che una mail con l’oggetto vuoto vuota venga trascurata o rifiutata come Spam, quindi usa sempre parole ben scelte per anticipare al destinatario di cosa tratta la tua comunicazione.

Scrivi un testo chiaro e breve

Le email, come qualsiasi comunicazione commerciale, devono essere chiare e concise. Scrivi frasi brevi, utilizza correttamente la punteggiatura, sii diretto e informativo e assicurati di dare tutte le informazioni utili. Se vuoi affrontare diversi argomenti, meglio scrivere una mail separata per ciascuno: troppe informazioni confondono il lettore.

Rileggi sempre

Prima di premere “invio”, prenditi un momento per rivedere la tua email: solo così scoverai eventuali errori di ortografia, grammatica e punteggiatura. I tuoi messaggi di posta elettronica fanno parte della tua immagine professionale tanto quanto i vestiti che indossi, quindi è decisamente un brutto biglietto da visita inviare un’email che contiene errori di battitura. Mentre la correggi, fai attenzione poi alla sua lunghezza. È più probabile che le persone leggano e-mail brevi rispetto a scritti lunghi, ridondanti o peggio ancora sconnessi.

Consigli di formattazione per landing page

Una landing page persuasiva attira l’attenzione dei visitatori e li spinge a completare quella che, in gergo, viene definita “conversione”. Per ottenere questo risultato è necessario curare al meglio il testo che viene pubblicato. Per questo è importante conoscere alcuni trucchi di formattazione utili a trasformare la landing page in un progetto di successo.

Tre sono i concetti chiave:

• intestazione
• semplicità
• specificità

Intestazione

Una landing page efficace dovrebbe contenere un’offerta forte e spiegare perché tale offerta è preziosa, in modo chiaro e conciso. Presta attenzione al titolo e ai sottotitoli della pagina: svolgono un ruolo chiave nella promozione di ciò che stai offrendo. Le landing page più efficaci annunciano l’offerta con il titolo e utilizzano il sottotitolo per spiegarla. Non dimenticare che hai circa 8 secondi per convincere gli utenti che vale la pena perseguire a leggere: è assolutamente essenziale che la tua proposta sia di valore.

Semplicità

L’abilità letteraria è inutile in una landing page. La tua abilità di scrittura più potente è la semplicità, ed è l’unica cosa che davvero vende. Chiunque abbia scritto landing page di successo ha pensato solo a far passare il messaggio nella maniera più semplice possibile.

Segui queste regole:

• usa una struttura di frase semplice
• mantieni le frasi brevi
• usa parole corte
• non inserire troppo testo

Specificità

Più sarai specifico, più sarai credibile e persuasivo. Non sottovalutare il potere dei numeri: possono fare la differenza. I clienti vogliono ricevere informazioni specifiche sui vantaggi che otterrebbero e chiedono esempi specifici di ciò che sperimenteranno.

Consigli di formattazione i testi

I testi, siano questi articoli interni al blog oppure testi scritti per la link building, hanno specifiche regole di formattazione. Regole molto semplici, per la verità, che possono essere applicate ad ogni tipologia di contenuto e a argomento. Seguirle ti permetterà di raggiungere l’obiettivo principale della scrittura: ottenere un testo accattivante, che sia capace di attirare l’interesse del lettore. Ecco le più efficaci:

• utilizza lo spazio bianco
• usa bene i caratteri
• inserisci titoli e sottotitoli
• impiega elenchi e tabelle con attenzione
• attira l’attenzione con i box (riquadri o caselle)

Utilizza lo spazio bianco

Lo spazio bianco non è sprecato. I margini più ampi riducono la lunghezza di ogni singola riga di testo, facilitando la scansione della scrittura agli occhi dei lettori. Inoltre, creano uno “spazio di respiro mentale” che rende l’intero documento più piacevole da leggere. I giornali usano questo trucco da molto tempo: ecco perché usano colonne strette. È importante però non esagerare, per non sfociare nella tentazione di spremere troppo il testo. Non utilizzare colonne simili a giornali, dunque, ma allarga un po’ i margini e rendi il corpo del testo più stretto.

Usa bene i caratteri

Il consiglio principale? Evita di pensarci troppo. Sono disponibili numerosi font appropriati ad un messaggio, che possono essere anche abbinati: usa un tipo di carattere per i titoli e i sottotitoli e un altro per il corpo del testo. Se stai utilizzando un carattere serif per il corpo del testo, prova ad utilizzare un carattere sans-serif per i titoli o viceversa. Anche qui non esagerare: non più di due per pagina è una buona regola.

Inserisci titoli e sottotitoli

I titoli e i sottotitoli sono indicazioni cruciali per il lettore che non dovrebbero mai essere trascurate in un piano di email marketing efficace. Utilizzati in modo efficace, possono riassumere da soli l’intera storia di un documento e guidare il lettore attraverso i suoi punti più importanti. Inoltre, interrompendo grandi blocchi di testo, agevolano la lettura. Formatta titoli e sottotitoli in grassetto (e in una dimensione del carattere più grande, se lo desideri). Assicurati che ci sia più spazio prima di un sottotitolo di quanto ce ne sia sotto: ciò renderà chiaro che il sottotitolo “appartiene” al paragrafo sottostante.

Impiega elenchi e tabelle con attenzione

Gli elenchi sono un modo efficace per attirare l’attenzione, ed è probabilmente per questo che vengono utilizzati troppo. Tieni sempre presente che ogni elenco che aggiungi riduce l’impatto di ogni altro elenco sulla pagina. Alcuni documenti spesso sono costituiti principalmente di elenchi, probabilmente perché sono facili da scrivere. Ma ciò che è più facile per l’autore è molto più difficile per il lettore. Tali documenti sono disgiunti e quindi solitamente difficili da seguire.

Le tabelle sono spesso un pratico sostituto degli elenchi, nonché un modo semplice per formattare informazioni semplici. Sono particolarmente utili se devi confrontare direttamente due o più cose, con gli stessi criteri. Quando le formatti, evita di utilizzare griglie che corrono vicino al testo. Inserisci uno spazio sopra e sotto (usando il menu di formattazione del paragrafo, se stai usando Microsoft Word) e prova ad eliminare le linee verticali (o addirittura tutte). Lo spazio extra intorno alle informazioni dovrebbe facilitarne la lettura. Puoi differenziare le righe lunghe ombreggiandole in modo alternato.

Attira l’attenzione con i box (riquadri o caselle)

I box possono costituire un punto d’ingresso fondamentale nel tuo documento. Disponi di un’informazione che sai che interesserà il tuo lettore? Un box ti aiuterà a sfruttarla al meglio. D’altra parte, i riquadri sono anche un buon posto per inserire informazioni che non si adattano facilmente al flusso naturale del corpo del testo. Ricorda che una casella deve avere senso da sola, poiché probabilmente verrà letta prima del testo principale. Puoi farla risaltare assegnandole un carattere diverso dal resto del testo o utilizzando l’ombreggiatura dello sfondo.

Come sempre, ricordati di dare al testo molto spazio (bianco o meno) attorno ad esso. Il testo stipato all’interno di una piccola scatola apparirà molto poco invitante, vanificando la volontà di separarlo dal resto del documento.

Potresti essere sorpreso dal grande impatto che piccole modifiche come queste possono avere. Tieni a mente queste semplici regole quando scrivi il tuo prossimo documento: offrirai ai tuoi lettori un testo molto più leggibile ed efficace.