Cos’è il workflow e a cosa serve

La gestione dei processi aziendali è una delle attività più complesse che ogni business si trova ad affrontare. Documenti, dati, informazioni, decisioni, passano da persona a persona, attraversando spesso diversi reparti e puntando a raggiungere un grado di efficienza ottimale. Non capita di rado però che qualcosa nel meccanismo non funzioni, causando intoppi che possono andare dallo smarrimento di un documento, alla mancata trasmissione di una comunicazione rilevante.

Queste inefficienze apparentemente irrilevanti, se accumulate nel tempo possono comportare seri rischi per l’amministrazione dell’azienda e rallentamenti significativi nella sua produttività.

Migliorare la gestione del “workflow” è uno tra gli obiettivi più sentiti dalle imprese: si tratta di un modo per velocizzare le attività, minimizzare gli errori e massimizzare la qualità dei propri output, che si tratti di prodotti o servizi rivolti alla clientela finale. Cerchiamo di capire meglio il significato di workflow e i vantaggi di un’operatività davvero efficiente.

Cos’è un workflow?

La traduzione di workflow è letteralmente “flusso di lavoro”. In altri termini, un workflow è un processo scandito da diverse task in successione, che partono da un input iniziale e accompagnano, passo dopo passo, verso un risultato prestabilito. Il tutto razionalizzando l’uso del tempo e delle risorse interne aziendali e ottimizzando le prestazioni. A passare da uno step all’altro del percorso possono essere semplici documenti, nozioni o compiti da svolgere in successione, per arrivare a un traguardo condiviso.

Le diverse attività del workflow aggiungono di volta in volta valore al processo, fino a portarlo al completamento di un obiettivo anche piuttosto complesso. La gestione di un flusso di lavoro aziendale può essere manuale oppure automatizzata, quando a prendersi carico del suo corretto svolgimento è un sistema di workflow e non una persona fisica.

Esistono in ogni azienda diverse tipologie di workflow. La più comune è il workflow documentale, ossia il passaggio da collaboratore a collaboratore di specifici documenti, che possono essere prodotti, revisionati, approvati, firmati e archiviati secondo un preciso flusso di azioni, anche informatizzate. I documenti sono una delle risorse vitali per un’azienda, che siano cartacei o digitali, e ottimizzarne la gestione porta un netto valore aggiunto alle prestazioni dell’impresa.

Un workflow può anche essere procedurale: in questo caso a seguire una road map determinata sono i processi aziendali, che passano attraverso un sistema di regole e procedure per essere portati a termine. Anche in questo caso, un workflow ben studiato riesce a efficientare l’uso di risorse quali il tempo e la professionalità dei collaboratori interni, guidando verso un significativo aumento delle performances.

Ogni workflow può inoltre essere lineare oppure dinamico, quando si basa sulla collaborazione di più individui che possono cambiarne i flussi e l’esito finale. In ogni caso, avere un flusso di lavoro consolidato porta decisivi vantaggi a ogni impresa, che si tratti di una PMI o di una grande organizzazione multinazionale.

Quando si segue un preciso workflow ogni attività può essere attentamente monitorata, in modo da averne chiaro lo stato di avanzamento, le eventuali problematiche e le persone coinvolte. Questo facilita l’analisi dei processi aziendali e il loro miglioramento. Un flusso di lavoro ben pianificato velocizza di molto l’esecuzione dei processi e riduce sia i tempi morti che le attività irrilevanti, rendendo più snella ogni attività aziendale e compattando gli sprechi.

Inoltre, gli errori sono minimizzati quando il workflow riesce a semplificare i flussi, cancellando le operazioni ripetitive e rendendo più efficienti e responsabili tutti gli attori coinvolti. Un altro aspetto da considerare è la capacità del sistema workflow di migliorare la collaborazione tra reparti e risorse diverse, rendendo il raggiungimento dei fini aziendali una missione comune e condivisa.

La digitalizzazione dei flussi di lavoro

È prassi sempre più comune quella di digitalizzare i processi aziendali, rendendo i flussi di lavoro delle attività sempre più automatizzate. La trasformazione digitale delle procedure interne può coinvolgere la condivisione documentale, lo scambio di informazioni o la produzione di decisioni, contribuendo a ridurre ulteriormente costi, tempi e possibili errori.

A prendersi carico della gestione dei flussi di lavoro sono oggi i workflow management systems (WFMS), ovvero piattaforme tecnologiche capaci di digitalizzare ogni fase di un flusso di lavoro, dall’acquisizione dei dati, alla loro condivisione, fino al passaggio di task da un utente all’altro.

Specialmente quando la mole di informazioni e processi è ingente, diventa impossibile organizzare un flusso di lavoro senza ricorrere a un valido WFMS. Ciò permette di incrementare ulteriormente l’efficacia di ogni workflow, aumentando la sicurezza dei dati, riducendo drasticamente le compilazioni manuali e i margini di errore e rendendo incredibilmente più celere ogni passaggio.

Inoltre, un sistema digitalizzato di workflow è in grado di tenere aggiornato ogni membro del team sull’andamento dei processi, sulle sue scadenze, sulle urgenze e sulle necessità interne, interagendo con gli utenti anche tramite l‘assegnazione automatica delle tasks o l’invio di messaggi di follow-up, email, SMS, reminder e reports.

Un moderno WFMS può anche comunicare con i sistemi ERP, integrandosi perfettamente con ogni funzione aziendale, dalle vendite, al magazzino, fino alla contabilità o alla gestione degli acquisti. La creazione di workflows e la loro digitalizzazione è oggigiorno un passaggio essenziale per tutte quelle realtà che desiderano restare competitive sul mercato, mantenendosi capaci di affrontare un mercato sempre più evoluto e sfidante.