Fattura elettronica: cos’è, a che serve, vantaggi e costi

La fatturazione elettronica è stata introdotta nell’ordinamento fiscale italiano dal 1° aprile 2015, per tutte le aziende e tutti i professionisti che avevano rapporti lavorativi o di cessione di beni e servizi con gli enti della Pubblica Amministrazione.

La cosiddetta FatturaPA, invece, è stata una sorta di “prova generale” in vista dell’introduzione dell’obbligo di fatturazione elettronica tra privati che, dopo vari rinvii, è definitivamente divenuto operativo dal 1° gennaio 2019.

La fattura elettronica tra privati è stata introdotta dalla Legge di Bilancio 2018 (legge n. 205 del 27 dicembre 2017) con lo scopo di migliorare e aumentare la capacità dell’amministrazione finanziaria dello Stato di prevenire e contrastare efficacemente l’evasione fiscale e l’evasione IVA.

Ecco a cosa serve la fattura elettronica! Uno strumento che dovrebbe favorire i controlli dell’Agenzia delle Entrate, mettendo a disposizione degli ispettori tutta la documentazione di cui hanno bisogno. Se sei a capo di un business e desideri capire come funziona la fattura elettronica​, continua a leggere i prossimi paragrafi.

Obbligo fattura elettronica: chi deve emetterla e chi no

L’obbligo di fatturazione elettronica tra privati riguarda la maggioranza delle partite IVA italiane, siano esse professionisti, PMI o grandi aziende. La normativa fiscale, però, prevede delle esenzioni riguardanti una buona fetta di attività commerciali e produttive.

Sono esonerati dall’invio di fattura elettronica:

• Medici, farmaci e operatori sanitari;
• Partite IVA al regime dei minimi o forfettari (che comunque, possono volontariamente utilizzarla);
• Piccoli produttori agricoli;
• Società sportive dilettantistiche.

Tutti i soggetti che non ricadono in una di queste categorie, invece, devono creare e inviare fattura elettronica così come spiegato nel paragrafo che segue.

Fatturazione elettronica: come funziona

Quando si parla di fatturazione elettronica non ci si riferisce ovviamente alla copia digitale di una fattura cartacea, come ad esempio un file PDF o documento di testo. A norma di legge, la fattura elettronica deve essere emessa utilizzando un modello XML sviluppato dall’Agenzia delle Entrate in collaborazione con la Sogei.

Ecco, quindi, che generare la copia virtuale di una fattura cartacea non è come fare una fattura elettronica. Ovviamente, non si deve lavorare direttamente sul file XML, ma utilizzare software e piattaforme realizzati da varie software house.

Nel pratico, quindi, come fare la fattura elettronica? Tra i vari software per la fattura elettronica, troviamo alcuni applicativi realizzati da Sogei e distribuiti dall’Agenzia delle Entrate che consentono di creare fatture elettroniche gratis nel giro di una manciata di secondi. In alternativa, è possibile utilizzare software gestionali amministrativi che, oltre a inviare fatture elettroniche, consentono di gestire i flussi di cassa ed eventuali insoluti. Se si vuole, quindi, i costi della fattura elettronica possono essere pari a zero.

Per emettere fattura elettronica sarà poi necessario conoscere il codice destinatario SDI dell’azienda o del professionista a cui deve essere inviata. Il codice destinatario SDI è una stringa numerica composta da sette cifre che identifica e svolge, a grandi linee, lo stesso compito di un indirizzo email o indirizzo di casa. Nel caso in cui la fattura debba essere inviata a un privato e non a un’azienda, invece, sarà sufficiente conoscere il suo indirizzo di Posta Elettronica Certificata (se avete bisogno dell’indirizzo PEC di un vostro fornitore potete trovarlo nell’elenco online INI-PEC).

Una volta creata la fattura e noto il codice destinatario, sarà possibile emettere e inviare il documento fiscale. Questo, però, non verrà spedito direttamente al destinatario, ma verrà prima scansionato e analizzato dagli algoritmi dell’Agenzia delle Entrate, che ne verificheranno l’esattezza e la corrispondenza ai requisiti tecnici e la valideranno. In caso contrario, la fattura sarà rigettata e dovrà essere creata da capo.

Se è chiaro cos’è la fattura elettronica, passiamo a vedere come consultare quelle già in archivio.

Come consultare fattura elettronica

Per visualizzare le fatture elettroniche ricevute sono disponibili vari canali, a seconda se si ha un’attività economica o imprenditoriale o se si è un semplice cittadino.

Ecco qualche esempio di canale per visualizzare le fatture elettroniche:

• Consultazione fattura elettronica imprese e professionisti: un’azienda può ricevere le sue fatture elettroniche direttamente all’interno del software gestionale che utilizza per creare i documenti fiscali. Come detto, in alternativa le fatture possono essere inviate anche all’indirizzo PEC aziendale;
• Consultazione fattura elettronica privati: anche i singoli cittadini hanno a loro disposizione due diverse modalità per consultare le fatture elettroniche. Può scegliere di utilizzare l’indirizzo di posta certificata, nel caso ne possegga uno, oppure consultare il proprio Cassetto Fiscale presente sul sito dell’Agenzia delle Entrate.

Vantaggi della fattura elettronica

Oltre ai vantaggi di natura fiscale per l’amministrazione centrale, la fatturazione elettronica garantisce dei vantaggi anche alle aziende e ai professionisti che la utilizzano.

Prima di tutto, l’invio di documenti fiscali attraverso il sistema di interscambio consente di ottenere risparmi consistenti sull’emissione delle fatture: secondo i calcoli dell’Osservatorio fattura elettronica del Politecnico di Milano, chi emette meno di 3.000 fatture l’anno avrà risparmi medi di 2,5 euro per ogni fattura, mentre per volumi superiori le “economie di scala” sono destinate a crescere.

La fattura elettronica, quindi, porta vantaggi a 360°. Per molte aziende, poi, l’adozione della fatturazione elettronica è un incentivo alla digitalizzazione dei processi produttivi.

Tra gli “effetti collaterali” della digitalizzazione fiscale, ad esempio, troveremo la dematerializzazione dei processi burocratici interni grazie alla gestione elettronica documentale e alla conservazione digitale. Il tutto sarà improntato all’efficientamento dell’organizzazione aziendale.

Quanto costa la fattura elettronica?

Di base, la fattura elettronica è gratuita. Come già detto, utilizzando i software per creare la fattura elettronica messi a disposizione dall’Agenzia delle Entrate, infatti, sarà possibile generare e inviare i documenti fiscali gratuitamente, senza dover pagare nulla.

E quanto costa la fattura elettronica se si sceglie un software gestionale-amministrativo completo, che offre anche altre funzionalità oltre alla fatturazione elettronica? In questo caso ci sarà da pagare l’acquisto della licenza (o il pagamento dell’abbonamento annuale).

Infine, c’è la possibilità di rivolgersi a un professionista (un commercialista) che si occupi di gestire la contabilità aziendale e, tra le altre cose, l’invio e la ricezione delle fatture elettroniche. In questo caso, quindi, il procedimento da seguire per emettere la fattura elettronica verrà curato dal professionista.

Ovviamente, anche in questo caso ci sarà da pagare l’attività del professionista, con costi che variano da poche centinaia di euro annue a qualche migliaio, a seconda della mole del lavoro da svolgere.

Se sei proprietario di un e-commerce, intestatario di una partita iva da freelancer, gestore di uno shop fisico o di qualsiasi altro business, ricordati quindi di metterti in regola con quanto previsto dalle leggi fiscali.

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